Themenspecial: Arbeitszimmer

Unser Lebensstil ändert sich. Immer häufiger greifen Arbeit und Freizeit ineinander. So wird vermehrt von zu Hause aus gearbeitet. Doch wer in Sachen Home-Office alles richtig machen will, braucht die passende Umgebung. In unserem Themenspecial erfahren Sie, welche Anforderungen Ihr Arbeitszimmer erfüllen sollte und wie Sie es steuerlich geltend machen können.


Ein Arbeitszimmer einrichten

Das Wichtigste am heimischen Arbeitszimmer: Halten Sie es professionell. Es stört Ihre Konzentration, wenn neben dem Schreibtisch ein voller Wäscheständer oder die Spielzeugkisten Ihrer Kinder stehen. Außerdem irritiert es die Mitarbeiter des Finanzamts – falls diese vor Ort prüfen wollen, ob Sie Ihr Arbeitszimmer steuerlich absetzen können. Wenn Sie Ihr Home-Office einrichten, denken Sie also an ein vollwertiges Büro. Es darf dem Arbeitsplatz in einem Unternehmen funktional nicht nachstehen. Selbstverständlich sollte sein, dass Ihr häusliches Arbeitszimmer eine Tür hat: Nischen im Flur oder Ecken im Schlafzimmer sind ungeeignet und werden auch steuerrechtlich nicht als Arbeitszimmer anerkannt.

Tipps für die Planung:

  • Nehmen Sie sich ein Blatt Papier und notieren Sie sich, was Ihr Arbeitszimmer beinhalten muss.
  • Das Home-Office, das Sie einrichten, sollte keinesfalls beengt wirken. Am besten, es verfügt über zwölf Quadratmeter Mindestgröße. Falls Sie Kundenbesuch bekommen, sollten es mehr sein. Planen Sie das im Grundriss ein.
  • Ein großer Schreibtisch, ein ergonomischer Bürostuhl, Regale für die Ablage und ein Multifunktionsgerät müssen in dem Raum Platz finden.

Arbeitszimmer beim Hausbau einplanen

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Idealerweise planen Sie bereits im Grundriss das Arbeitszimmer ein – auch wenn Sie es aktuell noch nicht brauchen. Anfallende Kosten fürs Arbeitszimmer können Sie absetzen, wenn Sie aus Ihrem häuslichen Arbeitszimmer gleich ein richtiges Büro mit separatem Eingang machen („außerhäusliches Arbeitszimmer“). So lässt sich am leichtesten nachweisen, dass Ihr Büro nicht zu Wohnzwecken genutzt wird, und die Steuererleichterungen sind am größten.

Für viele, die sich ein Home-Office einrichten möchten, um stundenweise darin tätig zu sein, ist das Büro mit separatem Eingang natürlich keine Option. Soll ein Raum Ihres Hauses erst später einmal als Home-Office genutzt werden, kann es zunächst als Hobbyraum, Spielzimmer oder Abstellkammer herhalten. Hilfreich ist es, bei allen Fragen ums Arbeitszimmer möglichst früh einen Steuerberater hinzuzuziehen.

Mögliche Vergrößerung bedenken

Wer sich dafür entschieden hat, dass er sein Berufsleben lang als Angestellter tätig sein will, dem reicht in der Regel ein einziger Raum als Arbeitszimmer. Anders sieht es aus, wenn Sie darüber nachdenken, sich in absehbarer Zeit selbstständig zu machen oder eine Firma zu gründen. Schlägt die Gründungsidee ein, müssen Sie unter Umständen weitere Mitarbeiter beschäftigen.

Gut, wenn Sie diese ebenfalls unterbringen können. Allerdings werden dann sowohl das Städtebaurecht als auch das Gewerbesteuergesetz für Sie relevant. Nur wenn Ihre Gemeinde das Gebiet, auf dem Ihr Bauplatz liegt, im Flächennutzungsplan als Mischgebiet ausgewiesen hat, ist es möglich, dort einen (nicht störenden) Gewerbebetrieb zu errichten. Wenn es für Sie infrage kommt, in Ihrem Haus ein größeres Büro als das klassische Home-Office einzurichten, sprechen Sie zunächst mit dem Bauamt und dem Finanzamt Ihrer Gemeinde.


Nachträglich ein Arbeitszimmer einrichten

Relativ häufig tritt der Fall ein, dass in einem Haus oder einer Wohnung ohne Arbeitszimmer ein Home-Office eingerichtet werden muss. Völlig problemlos klappt das, wenn sich ein Hobbyraum, einen Anbau oder einen Keller umfunktionieren lässt. Mitunter passt es zeitlich auch mit dem Auszug eines Kindes zusammen, sodass ohnehin ein Raum frei wird.

Komplizierter ist die Situation, wenn Sie keinen Raum erübrigen können. Dann sollten Sie einen Architekten hinzuziehen, der prüft:

  • Welche internen Umbauten sind möglich?
  • Welches sind die tragenden Wände, wo kann eine Wand verschoben werden?
  • Wie sind die Bedingungen, um einen Teil eines Wohnraums, der Küche oder des Flurs mittels Trockenbauwand abzutrennen und daraus ein separates Arbeitszimmer zu machen?
  • Welche Kosten kommen dadurch auf Sie als Hausbesitzer zu?

Wichtig: Als Besitzer einer Wohnung müssen Sie vorab die Eigentümergemeinschaft hinzuziehen. Auch wenn es Ihr Eigentum ist, haben Ihre Nachbarn bei baulichen Veränderungen in vielen Fällen ein Mitspracherecht.


Technik in Ihrem Arbeitszimmer

Wenn Sie ein Haus neu bauen, haben Sie es leicht: Sie können von Anfang an das häusliche Arbeitszimmer in passender Größe und mit aller nötigen technischen Infrastruktur einplanen. Aber auch wenn Sie eine Wohnung kaufen oder in eine neue Mietwohnung ziehen, sollten Sie das Thema im Blick haben. Vielleicht lässt Ihr Arbeitgeber Sie demnächst ein Home-Office einrichten? Oder Sie machen sich selbstständig? Gut, wenn Sie dann schon den passenden Raum dafür haben.

Was Sie an Ausstattung fürs Arbeitszimmer brauchen:

  • einen schnellen und stabilen Internetzugang mit Telefon,
  • einen Router, der mehreren Geräten gleichzeitig Internetzugang ermöglicht,
  • einen stationären Computer oder einen Laptop mit der notwendigen Software (z. B. Office-Programme, Programme für Bildbearbeitung oder Buchhaltung),
  • je nach Aufgabenbereich einen oder mehrere Monitore,
  • ein Multifunktionsgerät zum Drucken, Faxen, Kopieren und Scannen.

Ergonomie im Arbeitszimmer

Wer nur abends eine Stunde im häuslichen Arbeitszimmer sitzt, kommt auch mit einem Stuhl von durchschnittlicher Qualität aus. Wer aber ganze Tage im Home-Office verbringt, braucht eine Einrichtung, die ergonomischen Anforderungen genügt. Das heißt, die Möbel sollen Sie gesund und frei von Verspannungen halten.

Ganz wichtig ist dabei der Schreibtischstuhl in Ihrem Arbeitszimmer: Denn eine schlechte Sitzhaltung führt auf Dauer zu Rückenproblemen. Der Stuhl sollte darum nicht nur in der Höhe, sondern auch an Rücken- und Armlehnen verstellbar sein. Idealerweise werden die Lendenwirbel beim Sitzen durch eine Auswölbung gestützt. Probieren Sie beim Kauf mehrere Stühle aus und achten Sie weniger auf den Preis und mehr auf den Komfort.

Eine gute Ergänzung zum ergonomischen Bürostuhl ist ein höhenverstellbarer Schreibtisch. Er erlaubt es Ihnen, zeitweise im Stehen zu arbeiten – etwa, wenn Sie mit Telefonakquise beschäftigt sind. Auch das hält den Rücken gesund. Bei der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (www.baua.de) gibt es zahlreiche Tipps zum Thema Ergonomie.


Richtige Beleuchtung fürs Arbeitszimmer

Nicht zuletzt ist eine gute Beleuchtung wichtig, um effektiv zu arbeiten. Der Zentralverband Elektrotechnik- und Elektronikindustrie (ZVEI) empfiehlt eine Grundhelligkeit zwischen 300 und 500 Lux im Raum. Direkt am Arbeitsplatz sollten Rechtshänder das Licht von oben oder von links bekommen, Linkshänder von rechts. So wird verhindert, dass man sich selbst mit seiner Arbeitshand das Licht nimmt. 

Der ZVEI plädiert darüber hinaus für dynamisches Licht. Wechselnde Helligkeiten und Lichtfarben

  • stärken den Biorhythmus des Menschen,
  • fördern Wohlbefinden und Gesundheit,
  • sorgen für mehr Leistungskraft und Konzentration,
  • verhindern Schlafstörungen,
  • erzeugen eine anregende Beleuchtung für mehr Vitalität und Lebensqualität (www.licht.de).

Vor allem, wenn es im Arbeitszimmer relativ wenig Tageslicht gibt, soll die sogenannte biologisch wirksame Bürobeleuchtung dafür sorgen, dass man sich wacher fühlt und produktiver ist.


Wichtig für gutes Arbeiten im Home-Office ist auch die Umgebung. Hier ein paar Tipps:

Checkliste: Mit dem Arbeitszimmer Steuern sparen

Ob und in welcher Höhe Sie Ausgaben wie Miete, Betriebskosten und Ausstattung für Ihr Arbeitszimmer absetzen können, hängt von mehreren Faktoren ab. Sind Sie selbstständig und das häusliche Arbeitszimmer ist Mittelpunkt Ihrer Berufs- oder Geschäftstätigkeit, dann sind diese Kosten meistens unbeschränkt abzugsfähig. Auch wenn Ihnen für Ihre Tätigkeit als Angestellter kein anderes Büro zur Verfügung steht, können Sie Kosten von bis zu 1.250 Euro im Jahr geltend machen. Das trifft etwa auf Lehrer und Außendienstmitarbeiter zu.

Um als häusliches Arbeitszimmer zu gelten, muss ein Raum laut Infoportal finanztipp.de folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • Für die Anerkennung als häusliches Arbeitszimmer muss der Raum zu Ihrer privaten Wohnung oder zu Ihrem Wohnhaus gehören. Eine Arbeitsecke genügt nicht, es muss ein abgeschlossener Raum sein.
  • Der Raum muss (fast) ausschließlich beruflich oder betrieblich genutzt werden. Eine private Mitbenutzung von unter zehn Prozent ist erlaubt. Wird der Raum jedoch zu gleichen Teilen privat wie beruflich genutzt, ist kein Abzug möglich.

Extern angemietete Arbeitszimmer werden fast immer weit problemloser steuerlich akzeptiert.

Wird mein Arbeitszimmer steuerlich voll anerkannt – ja oder nein? Nutzen Sie zur Beantwortung unsere Checkliste:


Unterschiedliche steuerliche Einstufung

Hinsichtlich eines Arbeitszimmers unterscheidet das Finanzamt nach

  • allgemeinen Raumaufwendungen: allgemeine Renovierung des Hauses, laufende Unterhalts- und Nebenkosten, Versicherungen etc.
  • speziellen Raumaufwendungen: z.B. Renovierungs-, Umbau- oder Einrichtungskosten ausschließlich des Arbeitszimmers
  • Arbeitsmitteln: Computer und Bürotechnik, Büromöbel etc.

Als Faustregel kann gelten: Allgemeine Raumaufwendungen sind anteilig absetzbar, spezielle Raumaufwendungen können in voller Höhe geltend gemacht werden. Für Arbeitsmittel gelten unterschiedliche steuerrechtliche Regelungen. Arbeitsmittel können Sie übrigens immer steuerlich geltend machen, auch wenn Sie kein besonderes Arbeitszimmer nutzen.

Für das Finanzamt ist Arbeitszimmer aber nicht gleich Arbeitszimmer. Zwei Beispiele machen die unterschiedliche steuerrechtliche Einstufung deutlich:

  • Herr Müller macht sich als IT-Berater selbstständig. Zu diesem Zweck lässt er in seinem Haus ein bislang selten genutztes Gästezimmer umbauen: Die elektrischen Installationen sind erneuerungsbedürftig, da Herr Müller mehr Steckdosen und eine andere Raumbeleuchtung braucht. Auch der Bodenbelag wird gegen ein strapazierfähiges und repräsentativeres Laminat ausgetauscht.

    Und das sagt das Finanzamt dazu: Herr Müller kann – da das häusliche Arbeitszimmer sein Haupttätigkeitsort sein wird – sämtliche speziellen Raumaufwendungen, also Umbau- und Einrichtungskosten in voller Höhe geltend machen. Die allgemeinen Raumaufwendungen werden nach der anteiligen Fläche berechnet:

    Herrn Müllers Haus hat 110 Quadratmeter Gesamtwohnfläche, das neue Arbeitszimmer misst 14 Quadratmeter, also 12,7 Prozent. Herr Müller kann künftig 12,7 Prozent der Kosten für Heizung, Wasser, Strom, ggf. Miete oder Abschreibung, Hausratversicherung, Reinigungskosten, Müllabfuhr etc. in voller Höhe steuerlich geltend machen.
A Allgemeine Raumaufwendungen 
1. Gebäude-Abschreibung 20167.948,50 €
2. Schuldzinsen Immobiliendarlehen5.134,00 €
3. Strom   
790,50 €
4. Wasser/Abwasser549,00 €
5. Müllentsorgung167,90 €
6. Schornsteinfeger90,70 €
7. Hausratversicherung234,20 €
8. Gebäudeversicherung423,50 €
9. Grundsteuer427,20 €
10. Gas Heizung1.654,40 €
11. Wartung Heizung98,40 €
12. Reparaturen
A Hausservice Mannheimer/Heizungspumpe (21.4.2016)
B Innendeko-Service Schuldt/Wandanstrich (30.6.2016)
C Maurermeister Helms/Neuaufbau Windfang (28.9.2016)

695,40 €
1.987,60 €
1.734,20 €
Summe Allgemeine Raumaufwendungen21.935,50 €
Flächenanteil Arbeitszimmer: 12,7% 
Anteilige allgemeine Raumaufwendungen
 2.785,80 €
B Spezielle Raumaufwendungen 
1. Laminat / Material
274,50 €
2. Elektroblitz (15.3.2016)
462,98 €
3. Wandleuchten                                   
275,39 €
Summe Spezielle Raumaufwendungen1.012,87 €
Absetzbare Gesamt-Raumaufwendungen3.798,67 €

Anderer Arbeitszimmer-Status, reduzierte Absetzbarkeit

Anders ist die Situation von Herrn Meier:

  • Er ist Studienrat am Gymnasium und braucht für Tätigkeiten wie Korrekturen, Vorbereitung von Klausuren etc. ein ruhiges Arbeitszimmer. In der Schule kann man ihm dafür keinen Raum bereitstellen. Darum wandelt er in seiner Mietwohnung ein nicht mehr benötigtes Kinderzimmer mit einfachen Mitteln für seine Zwecke um und stellt einen vorhandenen Schreibtisch hinein. Insgesamt entstehen ihm Kosten in Höhe von 1.470 Euro. Das Arbeitszimmer nimmt 9 der insgesamt 81 Quadratmeter Wohnfläche ein, also 11,11 Prozent.

    Im Gegensatz zu Herrn Müller stuft das Finanzamt Herrn Meiers Arbeitszimmer anders ein: Da er seiner Haupttätigkeit in der Schule nachkommt und dort auch den Großteil seiner Arbeitszeit verbringt, kann er zwar die speziellen Raumaufwendungen (den Umbau des heimischen Arbeitszimmers) einmalig geltend machen. Der Anteil der allgemeinen Raumaufwendungen orientiert sich an den 11,11 Prozent Wohnflächenanteil, ist jedoch auf maximal 1.250 Euro pro Jahr begrenzt. Relevant sind hier aber die tatsächlich entstandenen Kosten – und die können durchaus auch unter der geltenden Höchstgrenze liegen. Sollten die allgemeinen Raumaufwendungen höher ausfallen, bleibt es trotzdem beim steuerrechtlich festgelegten Maximalwert.

Unterstellen wir zur besseren Vergleichbarkeit, dass Herrn Meier dieselben allgemeinen Raumkosten entstanden sind wie Herrn Müller, würde für ihn der Anteil der allgemeinen Raumaufwendungen bei einem Flächenanteil seines Arbeitszimmers von 11,11 Prozent real 2.437,03 Euro ausmachen. Davon könnte er aber nur die Pauschale von 1.250 Euro steuerlich absetzen.


Home-Office einrichten lassen – vom Arbeitgeber

Was die Kosten angeht, unterscheidet sich das vom Arbeitgeber eingerichtete Home-Office vom freiberuflichen Modell. Tatsächlich sind inzwischen viele Unternehmen daran interessiert, ihren Mitarbeitern ein Home-Office zu ermöglichen. Kein Wunder: Eine Studie des amerikanischen Softwareunternehmens Tinypulse (www.tinypulse.com) ergab 2016, dass Mitarbeiter im Home-Office produktiver und glücklicher sind als ihre Kollegen, die im Betrieb arbeiten.

Wenn Ihr Arbeitgeber das Home-Office befürwortet, werden alle Details in einem Zusatz zum Arbeitsvertrag festgehalten. Die Kosten für die Ausstattung des Arbeitszimmers können dann übrigens von Ihrem Arbeitgeber übernommen werden – von den Möbeln bis hin zur Telekommunikation. Er ist dann allerdings auch für die Ergonomie verantwortlich.


Wenn man das Arbeitszimmer nicht mehr braucht

Ob beim Renteneintritt oder weil sich Ihre berufliche Situation ändert: Auch wenn Sie kein Arbeitszimmer mehr brauchen, ist der Raum trotzdem alles andere als überflüssig. Wichtig ist, dass Sie schon beim Bau, Einbau oder beim Einrichten Ihres Arbeitszimmers an eine spätere andere Nutzung denken und grundsätzlich die Barrierefreiheit beachten. Haben Sie beispielsweise ein Büro mit separatem Eingang gebaut, verfügt dies in der Regel auch über einen Sanitärbereich. Dementsprechend leicht ist dann eine Untervermietung an einen anderen Freiberufler oder Selbstständigen möglich.

Aber auch das häusliche Arbeitszimmer muss nicht gleich zur Abstellkammer degradiert werden. Es kann beispielsweise im Sinne eines Mehrgenerationenhauses zum Wohnbereich für ältere Angehörige werden, die nicht mehr allein leben können oder wollen. In diesem Zusammenhang wäre auch eine Nutzung als Unterkunft für Pflegepersonal denkbar: für Ihre Eltern oder perspektivisch für Sie selbst. Nicht zuletzt kann man sich dort aber auch endlich den lang ersehnten Hobbyraum einrichten – oder für die Enkel ein dauerhaftes Spielzimmer.


Beratung bei der Finanzierung

Das Arbeitszimmer ist ein Ort, an dem Sie vermutlich viel Zeit verbringen werden – je mehr, desto erfolgreicher Sie als Freiberufler oder Selbstständiger sind. Daher sollte an der Einrichtung und Ausstattung nicht gespart werden. Lassen Sie sich beraten: Eine clevere Finanzierung kann Ihnen helfen, ein wirklich optimales Arbeitszimmer zu verwirklichen – und die Kosten akzeptiert das Finanzamt dann als Werbungskosten.

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Informationen, Tipps und Inspirationen für die Planung und Gestaltung eines Arbeitszimmers


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