Arbeitszimmer: Home-Office einrichten & absetzen

Für Freiberufler und Unternehmer ist es eine Selbstverständlichkeit. Aber auch Angestellte nutzen zunehmend ein Arbeitszimmer in den eigenen vier Wänden. Erfahren Sie hier, wie Sie es beim Hausbau einplanen, als Home-Office einrichten und steuerlich geltend machen können.


Beim Hausbau: Ein Arbeitszimmer einrichten

Das häusliche Arbeitszimmer ist keineswegs nur ein Thema für Selbstständige. Immer mehr Angestellte können sich in Abstimmung mit ihrem Arbeitgeber ein Home-Office einrichten. In Deutschland ermöglichen inzwischen 39 Prozent der Unternehmen ihren Mitarbeitern, zu Hause tätig zu sein. Das ergab eine Studie des Digitalverbands Bitkom im Februar 2018. Der schnelle Wandel in der Arbeitswelt und die Digitalisierung werden dafür sorgen, dass dieser Anteil steigt.

Planen Sie, ein Haus zu bauen oder eine Wohnung einzurichten, denken Sie am besten gleich an ein Arbeitszimmer. Verschenkter Raum ist das keineswegs. Falls Sie Ihr häusliches Arbeitszimmer heute noch nicht benötigen, verwenden Sie es als Spiel- oder Hobbyraum oder auch als Abstellkammer. Alternativ können Sie sich ein kleines, noch nicht offiziell genutztes Arbeitszimmer einrichten und es als privates Büro nutzen. Übrigens ist es immer eine gute Idee, bei allen Fragen rund ums Arbeitszimmer möglichst früh einen Steuerberater hinzuzuziehen.


Umbauen fürs Arbeitszimmer

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Was aber, wenn es um eine Bestandsimmobilie geht – und Sie dringend ein Arbeitszimmer benötigen? Auch das sollte kein Problem darstellen. Vielleicht haben Sie bereits einen Hobbyraum, den Sie entsprechend umfunktionieren können. Manchmal hilft auch der Zufall: Unter Umständen zieht gerade ein erwachsenes Kind aus und macht das ehemalige Jugendzimmer frei. Dann reicht es wahrscheinlich, den Raum ein bisschen zu renovieren und als künftiges Arbeitszimmer entsprechend auszustatten.

Trifft dies auf Ihre Wohnsituation nicht zu, müssen Sie über einen Umbau nachdenken. Wenn Sie dafür ein Darlehen in Anspruch nehmen, können Sie es oft sogar steuerlich geltend machen. Das Magazin „Focus“ weist in seiner Onlineausgabe auf diese Möglichkeit hin. Dort heißt es: „Die Kreditkosten müssen entsprechend der Nutzung der Wohnung in Quadratmeter aufgeteilt werden. Hat die Wohnung beispielsweise insgesamt 100 Quadratmeter und das in der Wohnung befindliche Arbeitszimmer 20 Quadratmeter, dann können die Kreditkosten zu 20 Prozent geltend gemacht werden.“

Wenn Sie im Rahmen eines Umbaus Ihrer Immobilie ein Arbeitszimmer einrichten, ziehen Sie am besten einen Architekten hinzu. Er prüft beispielsweise, welches die tragenden Wände sind und wo die Raumaufteilung problemlos verändert werden kann. Auch neue Wände sind im Trockenbauverfahren einfach zu erstellen. Probieren Sie doch einfach die Möglichkeiten aus, indem Sie sie in einem Grundriss aufzeichnen. Auf dieser Basis kann der Architekt Ihnen dann eine Einschätzung geben und die Renovierungskosten berechnen, die beim Umbau für ein Arbeitszimmer auf Sie zukommen. Sind Sie Teil einer Eigentümergemeinschaft, müssen Sie diese übrigens einbeziehen: Auch wenn die Eigentumswohnung Ihr Besitz ist, haben Ihre Nachbarn bei baulichen Veränderungen in vielen Fällen ein Mitspracherecht.

Mit dem Arbeitszimmer Steuern sparen

Großes Plus, wenn Sie sich ein Arbeitszimmer einrichten: In vielen Fällen können Sie es beim Finanzamt geltend machen. Ob Sie dazu berechtigt sind, hängt von der Frage ab: Stellt das Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer beruflichen oder betrieblichen Arbeit dar?

Wenn Sie diese Frage ehrlich mit „Ja“ beantworten können, ist die größte Hürde genommen. Dann können Sie mit Ihrem Arbeitszimmer Steuern sparen. Als Arbeitnehmer haben Sie nämlich die Möglichkeit, die gesamten Kosten fürs Arbeitszimmer in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen. Gleiches gilt, wenn Sie beim Finanzamt als Selbstständiger gemeldet sind. Dann fallen die Kosten fürs Arbeitszimmer – einschließlich Renovierung und Instandhaltung – unter Ihre Betriebsausgaben. Eine kurze Erläuterung:

  • Werbungskosten sind Ausgaben, die Sie haben, um Einnahmen
    zu generieren. Im Hinblick aufs Arbeitszimmer sind dies die Kosten für
    Arbeitsmittel und die Ausstattung, wenn Sie Ihr Home-Office einrichten.
  • Betriebsausgaben sind Ausgaben, die durch die wirtschaftliche Tätigkeit – den Betrieb – veranlasst sind. Sie senken den zu versteuernden Gewinn Ihres
    Unternehmens.

Häusliches Arbeitszimmer: Was die Steuer akzeptiert

„Um die Kosten zu ermitteln, die auf das Arbeitszimmer entfallen, müssen Sie den prozentualen Anteil des Raums in Bezug auf die Gesamtwohnfläche berechnen“, erklären die Experten des Infoportals finanztip.de. Diese Prozentzahl ist dann die Grundlage, auf der Sie alle laufenden Kosten für Ihr häusliches Arbeitszimmer berechnen. Dazu gehören beispielsweise: Miete, Heizung, Strom, Hausrat- und Gebäudeversicherung sowie Kosten für Müllabfuhr und Schornsteinfeger.

Wenn Sie Ihr Arbeitszimmer einrichten, können Sie Ausgaben für geringwertige Wirtschaftsgüter sofort abschreiben. Typische geringwertige Wirtschaftsgüter sind z. B.
Kleinmöbel, Telefone, Software und Büromaterial. Kostet ein geringwertiges Wirtschaftsgut nicht mehr als 925 Euro brutto, können Sie es als Werbungskosten geltend machen und auf einen Schlag direkt von Ihrem zu versteuernden Einkommen abziehen. Höherpreisige Wirtschaftsgüter müssen Sie über ihre gesamte Nutzungsdauer abschreiben. Bei Computern wird allgemein eine Nutzungsdauer von drei Jahren angenommen, beim Kopierer sieben Jahre, bei Büromöbeln 13 Jahre. Ihr Steuerberater weiß, wie das Finanzamt jedes Wirtschaftsgut einordnet.

Tipp: Erfüllen Sie die Voraussetzungen für den Steuerabzug, können Sie Ihr Arbeitszimmer in geringem Umfang auch privat nutzen. Zulässig sind maximal zehn Prozent.


Wenn Sie Ihr Arbeitszimmer nur teilweise nutzen

Ist das Arbeitszimmer nicht Mittelpunkt Ihrer beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit, dürfen Sie es eigentlich nicht beim Finanzamt geltend machen. Unter Umständen geht das aber trotzdem: Wenn Ihnen nämlich kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, können Sie bei den Werbungskosten maximal 1.250 Euro der Aufwendungen fürs Arbeitszimmer absetzen. Das wird vom Finanzamt beispielsweise bei Lehrern, Hochschuldozenten und Außendienstmitarbeitern in der Regel akzeptiert. Dieser Betrag ist aber keine Pauschale. Sie brauchen für jede Ausgabe, die Sie absetzen wollen, einen Beleg.

Übrigens: Die Finanzämter erkennen Arbeitszimmer nicht an, wenn es sich dabei um Durchgangszimmer handelt. Ebenso verhält es sich mit einer Arbeitsecke in einem Raum, den Sie ansonsten als Wohn- oder Schlafzimmer nutzen. Auch das gilt nicht als Arbeitszimmer im steuerrechtlichen Sinn – und kann übrigens vor Ort überprüft werden. Gern fordern Finanzämter zur Prüfung auch einen Grundriss des Arbeitszimmers an. Die Regelungen zum Arbeitszimmer finden Sie im Einkommensteuergesetz (EStG). Sie können es online auf der Seite gesetze-im-internet.de einsehen, die vom Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz (BMJV) betrieben wird.


Als Angestellter ein Home-Office einrichten

Wenn Sie zu den knapp 40 Prozent der Berufstätigen in Deutschland gehören, deren Arbeitgeber das Home-Office fördern, sieht die Sache anders aus. In Sachen Kosten und Steuern unterscheidet sich das Modell deutlich. Schließlich ist in diesem Fall Ihr Arbeitgeber dafür zuständig, Ihnen ein funktionstüchtiges Arbeitszimmer zu stellen. Die Kosten für Einrichtung und Arbeitsmittel macht er natürlich selbst steuerlich geltend.

Ob der Arbeitgeber Ihnen Miete für das Arbeitszimmer zahlen muss, hängt vom Einzelfall ab, erklärt die Fachanwältin für Arbeitsrecht Anja Branz in der Onlineausgabe des Magazins „impulse“. Das Bundesarbeitsgericht habe beispielsweise anerkannt, dass es bei  Außendienstlern zum normalen Tätigkeitsbereich gehört, hin und wieder vom Home-Office aus beruflich zu telefonieren. Darum haben sie in der Regel keinen Anspruch auf Miete vom Arbeitgeber. Anders sei es, wenn ein Mitarbeiter meistens im Home-Office arbeitet und keinen Arbeitsplatz in der Firma zur Verfügung hat. Dann müsse das Unternehmen den Raum entweder vom Mitarbeiter anmieten oder ihm eine monatliche Kostenpauschale dafür zahlen.

Trägt der Arbeitgeber die Kosten fürs Home-Office, ist er auch dafür verantwortlich, dass sein Angestellter dort die datenschutzrechtlichen Vorgaben einhält. Freiberufler und Selbstständige dagegen müssen eigenständig dafür sorgen. Der Digitalverband Bitkom hat hierzu auf www.bitkom.org eine Liste mit häufig gestellten Fragen („FAQs“) veröffentlicht. Die Antworten helfen Ihnen, die Auflagen der seit 25. Mai 2018 geltenden Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen.


Arbeitszimmer mit Wohlfühlatmosphäre

Beim Thema Arbeitszimmer geht es nicht nur um Kosten, Steuern und Gesetze. Wer zu Hause etwas leisten will, benötigt die passende Umgebung. Anforderungen, die Ihr häusliches Arbeitszimmer erfüllen sollte, sind:

  • Moderne Einrichtung: Wenn Sie Ihr Arbeitszimmer einrichten, sollten Sie bei den Möbeln nicht nur auf Funktionalität achten. Das alte Regal, das jahrelang im Keller stand, tut sicher noch seinen Dienst. Eine angenehme Arbeitsatmosphäre schafft es aber nicht.
  • Ordnung: Geschlossene Schränke helfen, Ordnung im Arbeitszimmer zu halten. Zwar sprechen viele Menschen vom „kreativen Chaos“. Doch mindestens ebenso viele sind an einem aufgeräumten Schreibtisch produktiver.
  • Keine Zweckentfremdung: Sicher findet sich im Arbeitszimmer Platz für den Wäscheständer. Doch hier gilt dasselbe wie in Sachen Einrichtung. Den Kopf bekommen Sie nicht frei, wenn Ihr Blick über Bügelwäsche schweift. Außerdem: Solche Nebennutzung des Arbeitszimmers widerspricht den Vorgaben der Finanzämter.
  • Ruhe: Wenn Sie Ihr Home-Office einrichten, denken Sie daran, dass Sie Abstand vom Familientrubel brauchen. Sinnvoll wäre Abstand zu Wohn- und Kinderzimmern. Auch Regeln helfen: Wenn die Tür geschlossen ist, darf das arbeitende  Familienmitglied nicht gestört werden.
  • Größe: Ihr Arbeitszimmer sollte Sie nicht einengen. Idealerweise hat es mindestens zwölf Quadratmeter, falls Sie dort Kunden empfangen, entsprechend mehr.

Wichtig für gutes Arbeiten im Home-Office ist auch die Umgebung. Hier ein paar Tipps:


Ein Arbeitszimmer benötigt ergonomische Möbel

Eine funktionierende Technik ist die Grundvoraussetzung fürs Arbeiten zu Hause. Ganz wichtig: der schnelle und stabile Internetzugang inklusive Telefon. Darüber hinaus sollten Sie auch die Erfordernisse der Ergonomie berücksichtigen. Wer abends nur eine Stunde im häuslichen Arbeitszimmer sitzt, kommt mit einem Küchenstuhl aus. Wer aber mehrere Stunden oder Vollzeit im Home-Office tätig ist, benötigt „gesunde“ Möbel: Vor allem Stuhl, Schreibtisch und der Abstand zum Monitor müssen ergonomisch korrekt sein. Dann sollten Ihnen Verspannungen und Rückenprobleme erspart bleiben.

Ihr Schreibtischstuhl hat idealerweise diverse Möglichkeiten zum Verstellen. So können Sie ihn individuell Ihren Körpermaßen anpassen. Unter anderem sollte er die Lendenwirbel durch eine entsprechende Wölbung der Rückenlehne stützen. Eine gute Ergänzung zum ergonomischen Bürostuhl ist ein höhenverstellbarer Schreibtisch. So können Sie zwischendurch auch einmal im Stehen arbeiten. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (www.baua.de) hält zahlreiche gute Tipps zum Thema Ergonomie online bereit.


Gut beraten bei der Finanzierung

Das Arbeitszimmer ist ein Ort, an dem Sie viel Zeit verbringen werden. Daher sollten Sie an der Einrichtung und Ausstattung nicht sparen. Eine clevere Finanzierung kann Ihnen helfen, ein wirklich optimales Arbeitszimmer zu verwirklichen – und die Aufwendungen akzeptiert das Finanzamt dann als Werbungskosten. Unsere Heimatexperten beraten Sie gern dabei.

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