Instandhaltungsrücklage: Spardose für Immobilien

Jeder Hauseigentümer muss Rücklagen für anstehende Reparaturen oder Sanierungen bilden. Wie funktioniert das jedoch bei Eigentumswohnungen? Lesen Sie hier, wie die Instandhaltungsrücklage gebildet wird und was Sie darüber wissen müssen!


Ein Puffer für Reparaturen und Sanierungsmaßnahmen

Ob Neubau oder Bestandimmobilie: Es ist nur eine Frage der Zeit, bis Kosten für Reparaturen oder Sanierungen anstehen. Viele Immobilieneigentümer legen daher regelmäßig einen angemessenen Betrag auf ein Reparaturkoto und kommen nicht in Schwierigkeiten, wenn das Dach neu gedeckt oder ein verschlissener Fußbodenbelag erneuert werden muss. Bei Häusern in gutem Zustand sollten es zwei, bei älteren Gebäuden bis zu vier Euro pro Quadratmeter und Monat sein, mit denen die private Instandhaltungsrücklage angespart wird.
Eigentümer einer Wohnung zahlen zumeist in die gemeinsame Instandhaltungsrücklage ein. Sie bildet sozusagen die Spardose der Eigentümer, aus der bei Bedarf Reparaturen und Sanierungsmaßnahmen bezahlt werden. Der Vorteil: Die Maßnahmen lassen sich schnell umsetzen – es muss nicht erst Geld gesammelt werden, der Verwalter kann auf die Rücklage zugreifen.  


Besonderheiten der Eigentümergemeinschaft

Bevor Sie sich für den Kauf einer Eigentumswohnung entscheiden, sollten Sie sich die besondere Stellung als Eigentümer bewusst machen. Der größte Unterschied zwischen dem Erwerb eines Eigenheims und einer Eigentumswohnung: Sie sind nicht allein. Sie sind mit dem Kauf einer Eigentumswohnung Teil der Eigentümergemeinschaft. Sie müssen sich mit den anderen Eigentümern auseinandersetzen, haben Rechte und Pflichten.
Alle Besitzer einer Eigentumswohnung in einer Wohnanlage bilden gemeinsam die Wohnungseigentümergemeinschaft. Mit diesem Gremium werden Sie als Wohnungseigentümer eng zusammenarbeiten, daher sollten Sie sich vor dem Erwerb Ihrer Immobilie gut informieren.
Dazu gehört:

  • Einsicht in die Protokolle der Eigentümerversammlung mindestens der vergangenen fünf Jahre
  • Einsicht in den Wirtschaftsplan
  • Informationen, wie hoch die monatliche Instandhaltungsrücklage ist, wie sie sich im Zeitverlauf entwickelt hat und wie hoch die angesparten Reserven aktuell sind
  • Überblick über die Sanierungsarbeiten und Reparaturen der vergangenen Jahre  

Instandhaltungsrücklage in der Finanzierung berücksichtigen

Ob Sie ein Einfamilienhaus kaufen oder eine Eigentumswohnung – das Vorgehen in Bezug auf die Finanzierung bleibt gleich: Sie planen die Investitionsentscheidung sorgfältig. Für die Immobilienfinanzierung spielen viele Größen eine Rolle. Da sind zum einen der Kaufpreis für das Immobilienobjekt, die Nebenkosten des Hauskaufs und die anfallenden Renovierungskosten, damit Sie sich im neuen Heim von Anfang an wohlfühlen. Auf der anderen Seite prüfen Sie Ihre Einnahmenseite und kalkulieren, welche monatliche Belastung Sie stemmen können.
Als Bauherr kalkulieren Sie den Grundstückspreis, die Baukosten und die Baunebenkosten. Auch eine Eigentumswohnung können Sie im Neubau erwerben. Allerdings arbeiten Sie in der Regel mit einem Bauträger zusammen, von dem Sie die fertige Wohnung kaufen.
Damit Sie Ihre Darlehensrate richtig kalkulieren, benötigen Sie in jedem Fall die Höhe der laufenden monatlichen Kosten. Für das Eigenheim fallen unter anderem Heizkosten, Wasser und Abwassergebühren sowie Rückstellungen für Reparaturen an. Bei einer Eigentumswohnung rechnen Sie mit dem Hausgeld. Es umfasst die Betriebskosten, die Nebenkosten für den Betrieb der Anlagen wie Fahrstuhl, Treppenhausreinigung oder Hausmeister, die Verwaltungskosten und die Instandhaltungsrücklage, die wir im Folgenden ausführlich erklären.
Mit diesen Informationen können Sie nun abschätzen, wie hoch ihre monatliche Belastung durch das Hausgeld ist und mit diesem Betrag planen, wie hoch die monatliche Darlehensrate sein darf. Berücksichtigen Sie, dass die Instandhaltungsrücklage steigen kann!


Die Instandhaltungsrücklage in der Gemeinschaftsordnung

So wie der Hauseigentümer regelmäßig Geld spart für den Fall, dass Reparaturen an Dach, Heizung oder anderen Haussystemen nötig werden, sind auch die Eigentümer einer Wohnung verpflichtet, regelmäßig Geld für Reparaturen oder Sanierungsarbeiten zurückzulegen. Allerdings tun sie dies nicht jeder für sich, sondern als Eigentümergemeinschaft.
Die juristische Grundlage für die Instandhaltungsrücklage ist der § 21 Abs. 5 Nr. 4 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Dort heißt es: „Zu einer ordnungsgemäßen, dem Interesse der Gesamtheit der Wohnungseigentümer entsprechenden Verwaltung gehört insbesondere: (…) 4. die Ansammlung einer angemessenen Instandhaltungsrückstellung“.
Die Idee dahinter: Es soll vermieden werden, dass notwendige Reparaturen den Einzelnen plötzlich und mit einem großen Sofortbetrag belasten. Womöglich könnten manche Wohnungseigentümer dann den Betrag nicht aufbringen.
In der Praxis hat sich für die im Gesetz genannte Instandhaltungsrückstellung der Begriff Instandhaltungsrücklage durchgesetzt. Wie genau die Rücklage gebildet wird, ist in der Gemeinschaftsordnung der Eigentümergemeinschaft bestimmt. Das angesparte Kapital gehört der Gemeinschaft und darf ausschließlich für die Zwecke der Instandhaltung genutzt werden. Es darf also nicht zweckentfremdet werden.


Die Höhe der Instandhaltungsrücklage

Wie hoch die Instandhaltungsrücklage angesetzt wird, ist im Gesetz nicht geregelt. Es gibt verschiedene Berechnungsmethoden; ein häufiger Weg ist der über den Wirtschaftsplan. Die Höhe hängt vor allem davon ab, wie alt das Gebäude ist und wie groß der mögliche Sanierungsbedarf eingeschätzt wird. Auch beim Neubau muss eine Instandhaltungsrücklage angelegt werden, um künftige Instandhaltungs- oder Instandsetzungsarbeiten zu finanzieren.
Im Jahreswirtschaftsplan sammelt der Hausverwalter (unter Umständen mit fachlicher Beratung) alle Einnahmen und die geplanten Ausgaben, einschließlich der Schätzung für anstehende Reparaturen und Erhaltungsmaßnahmen. Auf dieser Basis macht er einen Vorschlag für die Instandhaltungsrücklage. Sie wird auf der Eigentümerversammlung beschlossen, und alle Wohnungsbesitzer sind verpflichtet, sie pünktlich zu zahlen. Meist erfolgt die Aufteilung im Verhältnis der Eigentumsanteile. Jeder Eigentümer überweist dann monatlich einen festen Betrag. Die Verwaltung der Finanzen übernimmt der Verwalter. Er ist auch dafür zuständig, eine Jahresabrechnung zu erstellen.
Um die Instandhaltungsrücklage gibt es in der Praxis durchaus Diskussionen. Daher ist es sinnvoll, die Gemeinschaftsordnung von Fachleuten prüfen zu lassen, wenn Sie sich für den Kauf einer Eigentumswohnung interessieren. Denn wenn Sie erst einmal Eigentümer sind, ist es nicht einfach, bestehende Gemeinschaftsordnungen zu ändern – in der Regel entscheidet die Mehrheit, und deren Beschlüsse sind bindend.


Abgrenzung der Instandhaltungsrücklage und Sonderumlage

Im Gegensatz zur Instandhaltungsrücklage, die regelmäßig angespart wird, ist die Sonderumlage eine einmalige Kapitalsammlung. Sie wird nötig, wenn die Eigentümergemeinschaft einen außerordentlichen Finanzbedarf feststellt, etwa für die Reparatur nach Schäden oder zur Finanzierung größerer Anschaffungen, für die die vorhandene Instandhaltungsrücklage nicht ausreicht.
Der Verwalter legt die Höhe der Sonderumlage fest und schlägt auch den Verteilungsschlüssel und das Fälligkeitsdatum vor. Die Versammlung der Wohnungseigentümer stimmt der Sonderumlage mit einem förmlichen Beschluss zu. Dabei sind die finanziellen Umstände aller Hauseigentümer zu berücksichtigen.
Kann ein Wohnungseigentümer die Sonderumlage nicht zahlen, sollte er das Gespräch suchen und beispielsweise mit der Gemeinschaft eine Ratenzahlung vereinbaren. Im Extremfall muss er aber sogar die Wohnung verkaufen, wenn er das Geld nicht anders aufbringen kann.


Instandhaltungsrücklage in der Praxis

Die Höhe der Instandhaltungsrücklage führt wie erwähnt oftmals zu Diskussionen. Zum einen stellt sie eine monatliche Belastung für Wohnungseigentümer dar, die viele gering halten möchten. Zum anderen schützt sie vor unvorhergesehenen Sonderumlagen, die wesentlich schlechter planbar sind und den Einzelnen womöglich noch stärker belasten. Weil diese Einschätzungen je nach finanzieller Ausstattung der verschiedenen Eigentümer unterschiedlich ausfallen können, ist die Beschlussfassung nicht immer konfliktfrei.

Diese Fälle sind typisch:

  • Die Instandhaltungsrücklage ist zu niedrig

Wenn die Instandhaltungsrücklage zu niedrig angesetzt ist, wird zu wenig Kapital angespart. Was zunächst für Eigentümer und Kaufinteressenten attraktiv aussieht, kann zum Bumerang werden, wenn Reparaturen zu finanzieren sind, für die die Rücklagen nicht ausreichen. Eine Sonderumlage wird nötig, insbesondere neue Eigentümer müssen dann für die Versäumnisse der Vergangenheit bezahlen.
Informieren Sie sich daher beim Kauf der Wohnung, welche Sanierungsarbeiten dringend anstehen, ob ausreichende Rücklagen gebildet wurden und ob die Instandhaltungsrücklage insgesamt angemessen ist. Ist die Rücklage zu niedrig, kann jeder Wohnungseigentümer auf der Eigentümerversammlung beantragen, den Betrag zu erhöhen.

  • Die Instandhaltungsrücklage ist zu hoch

In manchen Fällen ist die Rücklage zu hoch angesetzt, auch das hat Nachteile für den Wohnungsbesitzer. Da die Instandhaltungsrücklage im Gemeinschaftseigentum ist, kann der einzelne Wohnungseigentümer seinen Anteil nicht zurückfordern, selbst wenn sich eine große Summe angesammelt hat, die aktuell nicht benötigt wird.
Vom Verwalter wird erwartet, dass er die Instandhaltungsrücklage vernünftig anlegt, damit das Kapital wenigstens Zinsen erwirtschaftet. Die Zinsen fließen wieder in die Rücklage und erhöhen diese. Heutzutage sind allerdings nur sehr geringe Zinseinnahmen zu erwarten. Außerdem kann das Kapital nicht fest angelegt werden, denn die Eigentümergemeinschaft muss schnell darauf zugreifen können, wenn eine Reparatur plötzlich ansteht.
Es gibt keinen rechtlichen Anspruch auf eine Rückzahlung einer zu hohen Rücklage. Damit das Geld sinnvoll genutzt wird, kann die Gemeinschaft beispielsweise Schönheitsreparaturen vereinbaren und so die Rücklage auf eine angemessene Höhe zurückfahren. Anschließend können die Eigentümer vereinbaren, dass die Zahlungen in Zukunft niedriger ausfallen.


Was passiert mit der Instandhaltungsrücklage beim Verkauf der Wohnung?

 

Wird eine Wohnung verkauft, fällt die Instandhaltungsrücklage nicht an den Verkäufer zurück, die Rücklagen sind Eigentum der Gemeinschaft. Insofern kommt eine hohe Rücklage dem Käufer der Wohnung zugute. Allerdings kann eine hohe Rücklage ein Argument sein, den Kaufpreis entsprechend zu erhöhen. Beträgt beispielsweise der Anteil des einzelnen Wohnungseigentümers an der Instandhaltungsrücklage für die Anlage 5.000 Euro, so kann der Verkäufer diesen Betrag auf den Kaufpreis aufschlagen. Der Käufer wiederum sollte sich genau informieren, welche Reparaturmaßnahmen aktuell anstehen und welche Wirkung das auf die Instandhaltungsrücklage haben könnte.


Steuerliche Berücksichtigung der Instandhaltungsrücklage

Ist im Kaufpreis ein Betrag für die Instandhaltungsrücklage enthalten, fällt diese Summe nicht unter die Grunderwerbsteuer – sie sollte daher im Kaufvertrag getrennt ausgewiesen sein.
Die Beiträge zur Instandhaltungsrücklage können vom Wohnungseigentümer in der Steuererklärung als Werbungskosten angesetzt werden, wenn die Wohnung vermietet wird. Allerdings werden die Beiträge erst dann berücksichtigt, wenn auch tatsächlich Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten durchgeführt wurden.

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