Whistleblowing System

Zur Prävention gegen Wirtschaftskriminalität sowie zum Schutz der Reputation und der Vermögenswerte der Schwäbisch Hall-Gruppe haben wir ein Hinweisgebersystem zur Übermittlung  möglicher Verdachtsfälle von Wirtschaftskriminalität eingerichtet.Das Hinweisgebersystem dient gleichermaßen als Beschwerdeverfahren im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes.

Schwäbisch Hall has set up a whistleblowing system for reporting suspected cases to
prevent white-collar crime and protect its reputation. The whistleblower system
also serves as the complaints procedure within the meaning of the Supply Chain
Due Diligence Act.


Whistleblowing System der Schwäbisch Hall-Gruppe

Sofern Sie Verdachtsfälle nicht direkt an Ihre Ansprechpartner mitteilen wollen, haben Sie die Möglichkeit solche Hinweise über ein E-Mail-Portal zu melden.

Bei diesem Portal können die Verdachtsfälle anonym gemeldet werden. Durch Ihren Hinweis helfen Sie, Fälle von Wirtschaftskriminalität, welche sich zu Lasten der Schwäbisch Hall-Gruppe auswirken können, aufzudecken
und fördern hierdurch unseren nachhaltigen Erfolg.

Zweckbestimmung

Das Hinweisgebersystem dient der Entgegennahme und Aufklärung von die Bausparkasse Schwäbisch Hall AG, die Schwäbisch Hall Kreditservice AG oder die Schwäbisch Hall Facility Management GmbH betreffenden, schwerwiegenden Verdachtsfällen aus dem Bereich der Wirtschaftskriminalität (insb. Fälle der Banken-/ Finanzkriminalität, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Betrug, Korruption oder sonstige strafbare Handlungen, die zu einer Gefährdung des Vermögens der Bausparkasse Schwäbisch Hall AG, der Schwäbisch Hall Kreditservice AG oder der Schwäbisch Hall Facility Management GmbH führen können). Hinweismeldungen ohne entsprechenden Themenbezug zur Wirtschaftskriminalität werden über dieses Hinweisgebersystem nicht weiterverfolgt.

 

Vertraulichkeit

Hinweisgeber erhalten durch das Hinweisgebersystem die Möglichkeit, unter besonderer Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität Hinweismeldungen gegenüber der Bausparkasse Schwäbisch Hall AG, der Schwäbisch Hall Kreditservice AG oder der Schwäbisch Hall Facility Management GmbH abzugeben. Es ist gewährleistet, dass Hinweisgeber, die einen konkreten Verdachtsfall in gutem Glauben melden, aufgrund dieser Hinweismeldung keine negativen Folgen zu befürchten haben. Das Schwäbisch Hall Hinweisgebersystem darf jedoch nicht dazu verwendet werden, bewusst falsche oder gar verleumderische Hinweismeldungen abzugeben. Auf Wunsch können Hinweismeldungen auch anonym abgegeben werden.

 

Möglichkeiten der Hinweisgebung

Hinweisgebern stehen verschiedene Möglichkeiten zur Hinweismeldung offen. Unabhängig vom Meldeweg wird die Vertraulichkeit – auf Wunsch auch die Anonymität – des Hinweisgebers in besonderem Maße gewahrt. Im Einzelnen stehen folgende Meldewege zur Verfügung:



Direktmeldeverfahren

Hinweisgeber können Ihre Meldung jederzeit persönlich, telefonisch, schriftlich oder per E-Mail bei den direkten Ansprechpartnern des Bereichs Recht- und Compliance oder des Bereichs Interne Revision der Bausparkasse Schwäbisch Hall AG abgeben.


Kontaktdaten Bereich Recht- und Compliance

Ansprechpartner:     Dr. Dirk Otterbach
Telefonnummer:      +49 791 46 5322
E-Mail-Adresse:       Dirk.Otterbach@Schwaebisch-Hall.de
Postadresse:       

Persönlich/Vertraulich
Herrn Dr. Dirk Otterbach
Bereich Recht- und Compliance
Bausparkasse Schwäbisch Hall AG
Crailsheimer Straße 52
74523 Schwäbisch Hall  

Kontaktdaten Bereich Interne Revision

Ansprechpartner:     Michael Seifert
Telefonnummer:      +49 791 46 4535
E-Mail-Adresse:       Michael.Seifert@Schwaebisch-Hall.de

Postadresse:       
Persönlich/Vertraulich
Herrn Michael Seifert
Bereich Interne Revision
Bausparkasse Schwäbisch Hall AG
Crailsheimer Straße 52
74523 Schwäbisch Hall 

Elektronisches Hinweisgebersystem

Hinweisgeber können Ihre Meldung alternativ über ein externes elektronisches Hinweisgebersystem abgeben, welches die whistleblow GmbH im Auftrag der Bausparkasse Schwäbisch Hall AG betreibt. Detailinformationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten bei Nutzung des elektronischen Hinweisgebersystems sind auf der Internetseite der whistleblow GmbH hinterlegt. Das elektronische Hinweisgebersystem erreichen Sie unter der folgenden Internetadresse (URL):    

Bausparkasse Schwäbisch Hall AG

www.whistle-blow.org/schwaebisch-hall 



Schwäbisch Hall Kreditservice AG



www.whistle-blow.org/shks



Schwäbisch Hall Facility Management GmbH



www.whistle-blow.org/shfm

Wir weisen darauf hin, dass im Rahmen Ihres Websitebesuchs über die Internetseite der Bausparkasse Schwäbisch Hall AG für unser Webcontrolling einige Informationen erhoben und ausgewertet werden, die Ihr Browser übermittelt (siehe hierzu unsere Allgemeine Erklärung zum Datenschutz). Vor diesem Hintergrund sollte das elektronische Hinweisgebersystem durch direkte Eingabe der vorstehenden URL in die Adressleiste Ihres Web-Browsers aufgerufen werden. Es wird darüber hinaus empfohlen, keinen internen Rechner der Bausparkasse Schwäbisch Hall AG zu nutzen, sondern den Hinweis unter Verwendung eines externen Rechners bei direkter Eingabe der URL abzugeben. Sie können die vorstehende URL von jedem internetfähigen Endgerät (Smartphone, Computer, etc.) verwenden.  

 

Anonymes E-Mail-Portal

Über folgenden Link erhalten Sie Zugang  zu einer von der Schwäbisch Hall-Gruppe getrennten online-Plattform, über welche Sie Ihren Hinweis abgeben können. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zum Ablauf des Meldeprozesses und der Anonymität.

Ihr anonymes Hinweisgeberportal

https://www.whistle-blow.org/schwaebisch-hall

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass sie die vorbenannte URL von jedem internetfähigen Endgerat (Smartphone, Computer etc.) verwenden können.  

 

Ihre direkten Ansprechpartner

Wir möchten Sie dazu ermutigen, bei verdächtigen Vorfällen zunächst auf unsere direkten Ansprechpartner zuzugehen. Diese stehen für Sie zur Verfügung um Vorfälle z. B. aus dem Bereich Geldwäsche, Korruption, Vorteilsannahme, Betrug und weitere Fälle von Wirtschaftskriminalität, welche zu einem Reputationsverlust oder Vermögensschaden der Schwäbisch Hall-Gruppe führen können, zu melden.

Ihr Ansprechpartner im Bereich Recht und Compliance


Dr. Dirk Otterbach
Tel.: +49 791 46 5322
Mail: Dirk.Otterbach@Schwaebisch-Hall.de

Ihr Ansprechpartner im Bereich Interne Revision


Michael Seifert
Tel.: +49 791 46 4535
Mail: Michael.Seifert@Schwaebisch-Hall.de

 

Beschwerdeverfahren gemäß LkSG / Complaints procedure within the meaning of the Supply Chain Due Diligence Act

Das Hinweisgebersystem dient gleichermaßen als Beschwerdeverfahren im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes. Es steht allen potentiell Beteiligten offen, auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschen-rechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln des Unternehmens, verbundene Unternehmen, unmittelbare Zulieferer und mittelbare Zulieferer entstanden sind.

Das Verfahren einer Meldung zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz läuft folgendermaßen ab:

Die Meldung wird entweder über das Hinweisgebersystem whistleblow.org oder per Telefon entgegengenommen. Geht die Meldung per Telefon ein, wird der Hinweisgeber gefragt, ob ein Protokoll oder ein Vermerk des Gesprächs angefertigt werden darf. 

Zu Beginn des Verfahrens wird geprüft, ob die Beschwerde beziehungsweise das Thema des eingegangenen Hinweises unter den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt. Im Falle einer Ablehnung wird eine kurze Begründung an die hinweisgebende Person erfolgen.

Dem Hinweisgeber wird eine Eingangsbestätigung zu seiner Meldung innerhalb von sieben Tagen zugestellt. Möchte der Hinweisgeber ein persönliches Treffen mit der zuständigen Person, wird ein solches Treffen innerhalb einer angemessenen Zeit anberaumt.

Die Meldung des Hinweisgebers wird dokumentiert. Sollte die Meldung per Mail eingehen, liegt bereits eine schriftliche Form der Meldung vor. Es muss keine weitere Dokumentation der Meldung stattfinden. Sollte die Meldung per Telefon eingehen, wird eine schriftliche Zusammenfassung des Inhaltes der Meldung in Form eines Vermerks oder eines Protokolls angefertigt. Die Dokumentation der Meldung ist dauerhaft abrufbar und wird unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots verwahrt und behandelt. Wenn ein Protokoll angefertigt werden sollte, wird dem Hinweisgeber die Möglichkeit gegeben, das Protokoll zu überprüfen,  gegebenenfalls zu korrigieren und zu unterschreiben.

Die Meldestelle hält während ihrer „Ermittlungszeit“ Kontakt zum Hinweisgeber, um den Sachverhalt zu erörtern. Wenn es nötig ist, kann die Meldestelle zudem weitere Male auf den Hinweisgeber zugehen und weitere Informationen einholen.

Nach dem Eingang der Meldung werden Folgemaßnahmen (insbesondere Einleitung interner Untersuchungen, Weitergabe an eine andere zuständige Stelle, Abgabe des Verfahrens an eine zuständige Behörde, Abhilfemaßnahmen, einvernehmlicher Beilegungsmechanismus) ergriffen.

Da es sich bei Hinweisen um besonders schützenswerte Informationen handelt, dürfen nur die im Vorfeld bestimmten Personen die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldung des Hinweisgebers betreuen. Die Identitäten der hinweisgebenden Person als auch der Personen, die Gegenstand der Meldung sind, und diejenigen, die sonst noch in der Meldung genannt werden, werden geschützt. 

Die interne Meldestelle lässt dem Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung der Meldung eine Rückmeldung zukommen, in der die geplanten und/oder bereits ergriffenen Folgemaßnahmen mitgeteilt werden. Diese Rückmeldung erfolgt nur dann, wenn dadurch Nachforschungen oder andere Ermittlungen nicht gestört werden und die Rechte der in der Meldung genannten Personen nicht beeinträchtigt werden.

Die Dokumentation wird nach Abschluss des Verfahrens entsprechend der gesetzlichen Regelungen gelöscht.

Wirksamer Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde wird durch die Meldestelle gewährleistet. Diese verpflichtet sich, Vergeltungsmaßnahmen aufgrund von Beschwerden oder Hinweisen nicht zu tolerieren und wird konkrete Maßnahmen ergreifen, mit denen Mitarbeitende oder Zulieferer rechnen müssen, wenn hinweisgebende Personen Repressalien ausgesetzt werden.

You can also submit your report in English.

The whistleblower system also serves as a complaints procedure within the meaning of the Supply Chain Due Diligence Act. All potential participants are free to point out human rights or environmental risks and violations of human rights or environmental obligations that have arisen through economic activities by the company, affiliated companies, direct suppliers and indirect suppliers.

The procedure for reporting to the Supply Chain Due Diligence Act is as follows:

The report is received either via the whistleblow.org whistleblowing system or by telephone.

If the report is received by telephone, the whistleblower will be asked whether a protocol or a note of the conversation may be made.

At the beginning of the procedure, it is reviewed whether the complaint or the subject of the information received falls within the scope of the complaint procedure. In the event of a refusal, a brief justification will be sent to the person making the notification.

An acknowledgment of receipt of his report will be sent to the whistleblower within seven days. If the whistleblower would like a face-to-face meeting with the responsible person, such a meeting will be arranged within a reasonable time.

The whistleblower's report is documented. If the report is received by e-mail, a written form of the report already exists. No further documentation of the message is required. If the report is received by telephone, a written summary of the content of the report will be prepared in the form of a memo or protocol. The documentation of the report can be called up permanently and is kept and treated in compliance with the confidentiality requirement. If a protocol is to be made, the whistleblower is given the opportunity to check the protocol, correct it if necessary and sign it.

The reporting office maintains contact with the whistleblower during their "investigation time" in order to discuss the facts. If necessary, the reporting office can also approach the  whistleblower several times and obtain further information.

Upon receipt of the report, follow-up actions (in particular opening of internal investigations, transfer to another competent body, transfer of the case to a competent authority, remedial action, consensual resolution mechanism) are taken.

Since whistleblower reports are information that is particularly worthy of protection, only the persons designated in advance may be responsible for receiving and processing the report from the whistleblower. The identities of the reporting persons as well as the persons who are the subject of the report and those who are otherwise named in the report are protected.

The internal whistleblower channel will provide feedback to the whistleblower within three months of confirmation of the report, detailing the follow-up actions planned and/or already taken. This feedback will only be provided if it does not interfere with other investigations and does not affect the rights of the persons named in the report.

The documentation will be deleted after completion of the procedure in accordance with the legal regulations.

Effective protection against discrimination or punishment based on a complaint is guaranteed by the reporting office. The reporting office is committed to not tolerating retaliation for complaints or reports and will take specific action that employees or suppliers should expect
if the whistleblower is subject to retaliation. 


All potential participants are free to submit human rights or environmental risks and violations of human rights or environmental obligations through our whistleblower channels.

Contact details Legal and Compliance department:

Contact person: Dr. Dirk Otterbach

Telephone number: +49 791 46 5322

Email address: Dirk.Otterbach@Schwaebisch-Hall.de

Contact details Internal Audit department:

Contact person: Michael Seifert

Telephone number: +49 791 46 4535

Email address: Michael.Seifert@Schwaebisch-Hall.de

You can access the electronic whistleblower system via the following Internet address:

https://www.whistle-blow.org/schwaebisch-hall

 

Weitere Informationen

Wir möchten mit diesem Hinweisgebersystem die Möglichkeit schaffen, Fälle von Wirtschaftskriminalität, schädigende Verhaltensweisen und Risiken aufzudecken und aufzuklären, welche die Schwäbisch Hall-Gruppe, deren Reputation und Vermögenswerte gefährden können. Möglicherweise sind Ihnen solche Themen bekannt und Sie möchten diese bei Vorgesetzten oder sonstigen zur Verfügung stehenden Ansprechpartnern (z.B. Geschäftsführung, Personal- oder Rechtsabteilung, Betriebsrat) nicht offen ansprechen. Dieses Portal bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Verdachtsmeldung anonym abzugeben um beispielsweise Fällen von Banken-/ Finanzkriminalität, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Korruption, Betrug, Bestechung und Vorteilsannahme oder sonstigen strafbaren Handlungen keine Chance zu geben. 

Sämtliche Hinweise, die Sie über dieses Portal abgeben, werden streng vertraulich behandelt. Sofern Sie Ihren Namen nicht angeben möchten, stellen wir durch technische Maßnahmen sicher, dass Ihre Meldung anonym bleibt.

Wir möchten Sie dennoch ermutigen, Ihren Namen bei der Nutzung dieses Systems zu nennen und werden die gemeldeten Informationen stets vertraulich behandeln. Mitarbeiter, die ein vermutetes oder tatsächliches Fehlverhalten in gutem Glauben (also mit der Überzeugung, dass der dargestellte Sachverhalt der Wahrheit entspricht) melden, haben keine negativen Folgen zu befürchten. Auch wenn sich der gemeldete Verdacht nach einer erfolgten Untersuchung nicht bestätigen sollte, hat dies keine negativen Auswirkungen für die Hinweisgebenden zur Folge.

 

Datenschutzerklärung zum Schwäbisch Hall-Hinweisgebersystem

Die Bausparkasse Schwäbisch Hall AG, die Schwäbisch Hall Kreditservice AG und die Schwäbisch Hall Facility Management GmbH  messen dem Datenschutz und der Beachtung datenschutzrechtlicher Vorschriften, insbesondere des Bundesdatenschutzgesetzes und des Telemediengesetzes
einen hohen Stellenwert bei. Die nachfolgende Datenschutzerklärung dient
im Interesse datenschutzrechtlicher Transparenz dazu, das Hinweisgebersystem der Bausparkasse Schwäbisch Hall AG, der Schwäbisch Hall Kreditservice AG und der Schwäbisch Hall Facility Management GmbH zu erläutern, insbesondere Betroffene über den Umgang mit eingegangenen Hinweismeldungen und über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten zu informieren.

Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten

Über das Hinweisgebersystem bekannt gewordene personenbezogene Daten, werden streng vertraulich behandelt. Der Zugriff auf diese Daten ist nur einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter Personen – je nach thematischem Bezug – des Bereichs Recht- und Compliance und des Bereichs Interne Revision der Bausparkasse Schwäbisch Hall AG gestattet.

Personenbezogene Daten werden nur für den vorgesehenen Zweck – die Vorhaltung des Hinweisgebersystems und die Prüfung und Untersuchung der eingegangenen Hinweismeldungen – erhoben, verarbeitet und genutzt. Sofern es zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich sein sollte,  können personenbezogene Daten an einzelne, sorgfältig ausgewählte Personen der Bausparkasse Schwäbisch Hall AG oder – sofern diese vom betreffenden Sachverhalt ebenfalls betroffen sind – an Tochtergesellschaften der Bausparkasse Schwäbisch Hall AG, namentlich die Schwäbisch Hall Kreditservice AG oder die Schwäbisch Hall Facility Management GmbH, im erforderlichen Umfang weitergeleitet werden. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

 

Aufbewahrung und Löschung

Personenbezogene Daten werden für die Dauer aufbewahrt, die zur Aufklärung und abschließenden Beurteilung des Hinweises notwendig ist. Nach Abschluss der Untersuchungen werden die personenbezogenen Daten innerhalb einer angemessenen Frist von regelmäßig 2 Monaten und entsprechend der gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Im Falle der Einleitung von gerichtlichen und/oder disziplinarischen Verfahren kann eine Aufbewahrung bis zum Verfahrensabschluss bzw. bis zum Ablauf von Rechtsbehelfsfristen erfolgen. Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit grundlos abgegebenen Hinweismeldungen werden unverzüglich gelöscht. Sofern gesetzliche Bestimmungen oder Anordnungen staatlicher Organe dies erforderlich machen, können personenbezogene Daten an diese herausgegeben werden.

 

Informationspflicht

Sofern personenbezogene Daten über einen der Meldewege des Hinweisgebersystems gespeichert werden, werden die betroffenen Personen informiert, für welche Zwecke die personenbezogenen Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Die betroffenen Personen können erst dann informiert werden, wenn keine Gefahr im Hinblick auf die Sachverhaltsaufklärung und die Sammlung erforderlicher Beweise besteht.

 

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für das Hinweisgebersystem im Sinne des Datenschutzrechts ist die Bausparkasse Schwäbisch Hall AG.

Die zuständige Einheit ist der Bereich Recht- und Compliance sowie der Bereich Interne Revision der Bausparkasse Schwäbisch Hall AG.

Ansprechpartner zu Datenschutzfragen

Bausparkasse Schwäbisch Hall, Team Datenschutz, Crailsheimer Straße 52, 74523 Schwäbisch Hall
Tel:
+49 791 46-4812
Fax:
+49 791 46-2628
E-Mail schreiben

Fragen

Bei Fragen zum Datenschutz und zur Verwendung und Weitergabe personenbezogener Daten wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten der Schwäbisch Hall-Gruppe.

Verantwortliche Stelle

Bausparkasse Schwäbisch Hall AG, Crailsheimer Straße 52, 74517 Schwäbisch Hall
Tel:
+49 791 46-4408
E-Mail schreiben

Sicherheit

Die Schwäbisch Hall Gruppe setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die durch Nutzung dieses elektronischen Hinweisgebersystems zu verwaltenden personenbezogenen Daten bei ihrer Erhebung, Verarbeitung und Nutzung vor unbefugtem Zugriff, Weitergabe, Missbrauch, Manipulationen, Verlust und Zerstörung zu schützen. Von der Schwäbisch Hall-Gruppe eingesetzte Dienstleister sind in gleichem Maße verpflichtet.

 

Auskunfts-/Änderungsrecht

Ihnen steht das Recht auf Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu. Die Identität des Hinweisgebers bleibt von diesem Auskunftsrecht grundsätzlich ausgenommen. Sofern durch die Wahrnehmung dieses Rechts die Sachverhaltsaufklärung oder die Sicherung erforderlicher Beweise gefährdet ist, ist es der Schwäbisch Hall-Gruppe gestattet, dem Recht erst zu einem späteren Zeitpunkt zu entsprechen. Sie haben darüber hinaus bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, unrichtige Daten korrigieren, ändern, sperren oder löschen zu lassen. Bitte kontaktieren Sie zur Geltendmachung Ihrer Auskunfts- und Änderungsrechte den Datenschutzbeauftragten der Schwäbisch Hall-Gruppe.

 

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